โครงสร้างของระบบสารสนเทศ 
ข้อมูลและฐานข้อมูล

   ปัจจุบันทุกองค์กรได้ให้ความสำคัญในการนำระบบสารสนเทศ

มาประยุกต์ใช้เพื่อใช้ในการวางแผน  การบริหารจัดการภายในองค์กร  ระบบสารสนเทศที่นำมาใช้ในแต่ละระดับจะแตกต่างกัน จึงมีการจัดเตรียมสารสนเทศเพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการในการใช้งานในแต่ละระดับขององค์กร

   การจัดโครงสร้างของระบบสารสนเทศ  ซึ่งแบ่งออกเป็น  2  อย่าง คือ การจัดโครงสร้างของระบบสารสนเทศโดยแบ่งตามการใช้สารสนเทศ และแบ่งตามกิจกรรม   เพื่อให้เกิดความเข้าใจในการจัดโครงสร้างของระบบสารสนเทศได้ชัดเจน

กำลังโหลด...

1. การจัดโครงสร้างของระบบสารสนเทศ
โดยแบ่งตามการใช้สารสนเทศ

•การจัดโครงสร้างของระบบสารสนเทศมีลักษณะคล้ายรูป  ปิรามิด โดยมีฐานกว้างและแคบขึ้นไปบรรจบกันเป็นมุมแหลมซึ่งหมายถึง แต่ละระดับต้องการใช้สารสนเทศที่แตกต่างกันนอกจากการใช้สารสนเทศจะแตกต่างกันแล้วกิจกรรมในแต่ละระดับก็แตกต่างกันด้วย   แต่โครงสร้างของระบบสารสนเทศมีลักษณะคล้ายรูปปิรามิดเหมือนกัน

ระดับที่  1  สารสนเทศที่ได้จากการประมวลผลรายการ

สารสนเทศที่ได้จากการประมวลผลรายการ เป็นการบอกถึงสถานะของสารสนเทศโดยการใช้คอมพิวเตอร์ทำการประมวลผลรายการเพื่อให้ได้สารสนเทศตามต้องการ ลักษณะงานเป็นงานประจำที่ต้องทำซ้ำๆ เกี่ยว ข้องกับข้อมูลรายการ (transaction  data)

       ผู้ใช้ในระดับนี้จะทำหน้าที่เกี่ยวกับการประมวลผลข้อมูล  การป้อนข้อมูลนำเข้า  การสร้างระบบและการใช้ประโยชน์จากระบบงานสารสนเทศ ที่มีผู้ใช้หลายคน ซึ่งผู้ใช้สามารถป้อนข้อมูลเข้าได้โดยตรงและได้ผลของรายงานออกมาทันที เช่น ระบบสารสนเทศที่เกี่ยวกับการสั่งซื้อสินค้า  การขายสินค้า  ใบส่งของ การจองตั๋วเครื่องบิน การจองโรงแรมห้องพัก เป็นต้น

กำลังโหลด...

   สารสนเทศสำหรับวางแผนการปฏิบัติงาน ตัดสินใจและควบคุม  เป็นสารสนเทศที่ละเอียด มีความถูกต้อง ใช้สารสนเทศเพื่อช่วยสนับสนุนการดำเนินงานประจำวัน สารสนเทศในระดับนี้จะเป็นผู้บริหารระดับปฏิบัติงานหรือผู้บริหาร ผู้บริหารกลุ่มนี้จะใช้สารสน เทศเพื่อควบคุมการปฏิบัติงานให้มีประสิทธิภาพ เช่น สารสนเทศที่เกี่ยวกับการผลิตของโรงงานอุตสาหกรรมและการควบคุมคุณภาพสิน ค้า ที่ได้จากกระบวนการผลิต ตัวอย่างเช่น หัวหน้าแผนกขายต้องการทราบว่าพนักงานคนใดที่ยอดขายสูงสุดและต่ำที่สุดในไตรมาสแรกของปี  พ.ศ. 2549  (ดังตารางที่  5.1)

ระดับที่2 สารสนเทศสำหรับวางแผนการปฏิบัติงานตัดสินใจและควบคุม

ตารางที่ 5.1 สรุปยอดขายสินค้าในช่วง 3 เดือนแรกของปี พ.ศ. 2549

   

   จากตารางที่  5.1  แสดงให้เห็นยอดขายสินค้าแต่ละชนิดของพนักงานแต่ละคน และแสดงให้เห็นว่าพนักงานที่ขายสินค้าได้มากที่สุดคือสมชายและพนักงานที่ขายสินค้าได้น้อยที่สุดคือประสิทธิ์ ผู้ บริหารระดับนี้มักต้องการสารสนเทศอย่างละเอียดซึ่งเป็นสารสน เทศภายในระบบเพื่อใช้ในการวางแผน การดำเนินการ เช่น งานบางแผนกทำไมพนักงานจึงต้องทำงานล่วงเวลามาก ซึ่งอาจมีสาเหตุมาจากวิธีการวางแผนการทำงานไม่ดีหรือบุคลากรมีไม่เพียงพอ

ตารางที่ 5.1 สรุปยอดขายสินค้าในช่วง 3 เดือนแรกของปี พ.ศ. 2549

       สารสนเทศสำหรับวางแผนยุทธวิธีและการตัดสินใจ  ใช้สำหรับการตัดสินใจและวางแผนระยะสั้น ผู้ใช้สารสนเทศในระดับนี้จะเป็นผู้บริหารระดับกลางได้แก่  ผู้จัดการ  หัวหน้าฝ่าย  ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน เป็นต้น  สารสนเทศจะถูกนำไปใช้ในการวางแผนตั้งแต่  6 เดือนถึง 1 ปี สารสนเทศนี้ใช้เพื่อสนับสนุนนโยบายที่กำหนดไว้ในระดับสูงเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย หรือเป็นสารสนเทศที่ต้องการเป็นครั้งคราวขึ้นอยู่กับโอกาส เช่น ผู้จัดการฝ่ายขายต้องการสารสนเทศที่เป็นรายงานสรุปยอดรวมของการขายสินค้าในแต่ละภาค (ดังตารางที่ 5.2)

ระดับที่ 3 สารสนเทศสำหรับวางแผนยุทธวิธีและการตัดสินใจ

ตารางที่ 5.2 สรุปยอดขายสินค้าของแต่ละภาคในช่วง 3 เดือนแรก

ของปี พ.ศ. 2549

   การแสดงผลสรุปยอดขายสินค้าของแต่ละภาคอาจนำเสนอเป็นกราฟวงกลมซึ่งจะดูง่ายกว่าแสดงเป็นตาราง (ดังภาพที่  5.2 )

สรุปยอดขายสินค้าของแต่ละภาค

ภาพที่  5.2  ผลสรุปยอดขายสินค้าของแต่ละภาค

กำลังโหลด...

ระดับที่ 4 สารสนเทศสำหรับการวางแผนกลยุทธ์ นโยบายและตัดสินใจ

   เป็นสารสนเทศที่สรุป มีรายละเอียดน้อย ใช้สำหรับการตัดสินใจและการวางแผนระยะยาว ผู้ใช้สารสนเทศในระดับนี้จะเป็นผู้บริหารระดับสูง  ได้แก่ ประธานบริษัท ผู้จัดการใหญ่ ผู้บริหารระดับนี้ต้องการระบบสารสนเทศที่ใช้สนับสนุนการวางแผนกลยุทธ์ ต้องเป็นสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่คาดการณ์ไว้ในอนาคต นอกจากนั้นจะใช้สารสนเทศที่ได้มาจากภายนอกองค์กร  เช่น สารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับลูกค้า สภาวะการตลาด ความสามารถของคู่แข่งขันและส่วนแบ่งตลาด

       ถึงแม้ว่าระบบสารสนเทศจะไม่สามารถใช้สนับสนุนการวางแผนกลยุทธ์ได้โดยตรงแต่ก็สามารถช่วยเป็นส่วนหนึ่งในการตัดสินใจ ระบบสารสนเทศในระดับนี้เป็นรายงานสรุปในลักษณะที่นำไปใช้ในการคาดคะเน รายงานการวิเคราะห์  “ถ้า  อะไร”  (“ What if” report) ผู้บริหารอาจต้องการสารสนเทศจากทั้งภายในและภายนอกองค์กร

ระดับที่ 4 สารสนเทศสำหรับการวางแผนกลยุทธ์ นโยบายและตัดสินใจ

   หรือการวิเคราะห์แนวโน้ม (trend  analysis)  เช่น  ประธานบริษัทอาจขอรายงานที่แสดงแนวโน้มของการขายสินค้าทั้งหมดในอีก  4  ปีข้างหน้า  เพื่อดูแนวโน้มในการเติบโตของสินค้าต่างๆ ของสินค้าชนิดใดมีแนวโน้มการขายเป็นอย่างไรและผลสรุปยอดรวมของการขายสินค้าทั้งหมด (ดังตารางที่  5.3)

ระดับที่ 4 สารสนเทศสำหรับการวางแผนกลยุทธ์ นโยบายและตัดสินใจ

ตารางที่ 5.3 แนวโน้มการขายสินค้าในช่วงปี พ.ศ. 2549 - 2552

   ในการแสดงแนวโน้มอาจแสดงด้วยรูปกราฟแท่ง จะทำให้ดูง่ายกว่าแสดงด้วยตาราง (ดังภาพที่  5.3)

2549

2550

2551

2552

แนวโน้มของการขายสินค้าในช่วงปี พ.ศ. 2549 – 2552

ภาพที่  5.3  แนวโน้มของการขายสินค้าในช่วงปี พ.ศ. 2549 – 2552

       จากภาพที่  5.3  ประธานบริษัทจะเห็นแนวโน้มของการขายสินค้าได้อย่างชัดเจน  ผู้บริหารระดับสูงจะไม่ใช้สารสนเทศในการลงความเห็นเลยทีเดียวเพราะในการประกอบธุรกิจจะต้องเกี่ยวข้องกับปัจจัยภายในและปัจจัยภายนอกองค์กร ผู้บริหารในแต่ละระดับมีความต้องการสารสนเทศต่างกัน  ผู้บริหารระดับต้นต้องการสารสนเทศที่ละเอียดเพื่อใช้ในการพัฒนางานแต่ผู้บริหารระดับสูงต้องการสารสนเทศสรุปเพื่อใช้ในการวิเคราะห์แนวโน้ม สารสนเทศจึงจัดเป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับผู้บริหาร โดยผู้บริหารจะใช้สารสนเทศเป็นทรัพยากรสำคัญในการจัดการเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุดและเพื่อให้บรรลุเป้าหมายตามต้องการ

   

   

2. การจัดโครงสร้างของระบบสารสนเทศโดยแบ่งตามกิจกรรม

       นอกจากจะแบ่งโครงสร้างของระบบสารสนเทศออกเป็นระดับตามการใช้สารสนเทศแล้ว ยังสามารถแบ่งโครงสร้างของระบบสารสนเทศตามกิจกรรมของหน่วยงานออกเป็น  4  ระดับ คือ (ดังภาพที่  5.4)

ภาพที่  5.4  โครงสร้างของระบบสารสนเทศแบ่งตามกิจกรรม

  ระดับที่ 1. การประมวลผลรายการ (Transaction  Processing)

      เป็นการเตรียมสารสนเทศเพื่อจัดทำรายงาน  จะต้องมีการเก็บรวบรวมข้อมูลและป้อนข้อมูลเพื่อทำการประมวลผลรายการจากข้อมูลรายการในลักษณะรายการที่ทำซ้ำ ๆ

ระดับที่ 2. การวางแผนด้านการปฏิบัติงาน (Operational  Planning)

     เป็นการเตรียมสารสนเทศเพื่อใช้ในการวางแผนรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานประจำวัน  ควบคุมการปฏิบัติงานให้มีประสิทธิภาพภายใต้อุปกรณ์  เครื่องมือและงบประมาณที่จำกัด

   ระดับที่ 3. การวางแผนยุทธวิธี  (Tactical  Planning)

      เป็นการเตรียมสารสนเทศเพื่อใช้ในการวางแผนระยะสั้นเพื่อการกำหนดวิธีการจัดหาทรัพยากร  การยัดโครงสร้างการทำงานให้เป็นระบบ  วางแผนอัตรากำลังในช่วงระยะสั้นเพื่อให้สอดคล้องกับการวางแผนกลยุทธ์

         ระดับที่ 4. การวางแผนกลยุทธ์  (Strategic  Planning)

      เป็นการเตรียมสารสนเทศเพื่อใช้ในการวางแผนระยะยาว  วางกลยุทธ์ทางการตลาด  กำหนดเป้าหมาย  นโยบายและแนวทางทั่ว ๆ ไปที่แสดงถึงเป้าหมายโดยรวมขององค์กร

   ในการดำเนินงานของหน่วยงานหรือองค์กรต่างๆ ยังแบ่งออกเป็นระบบงานย่อย ๆ ดังนั้นในการจัดทำระบบสารสนเทศที่สมบูรณ์จะต้องประกอบด้วยระบบสารสนเทศย่อยๆ ที่สอดคล้องกับความต้องการทุกระดับในระบบงานย่อย ๆ นั้น (ดังภาพที่  5.5)

ฝ่ายบุคคล

ฝ่ายผลิต

ฝ่ายขาย

ฝ่ายบัญชี

สารสนเทศแบ่งตามกิจกรรม

การวางแผนกลยุทธ์

( Strategic Planning )

การวางแผนด้านยุทธวิธี

( Tactical Planning )

การวางแผนด้านการปฏิบัติงาน

( Operational Planning )

การประมวลผลรายการ

( Tramsacttion Processing )

ภาพที่ 5.5 โครงสร้างของระบบสารสนเทศในระบบงานย่อย

     จากภาพที่ 5.5 จะเห็นว่าระบบงานย่อยต่างๆ ขององค์กรสัมพันธ์กับระบบสารสนเทศที่แยกตามกิจกรรมด้วย การที่ระบบงานย่อยจะทำงานผสมผสานกันได้นั้น  จะต้องมีฐานข้อมูลเป็นตัวกลางเชื่อมโยงกับระบบงานย่อยต่างๆ ฐานข้อมูลเป็นศูนย์กลางข้อมูลที่ได้มีการจัดเก็บรวบรวมไว้เป็นหมวดหมู่เพื่อใช้ในการประมวลผล

     ระบบสารสนเทศของระบบงานย่อยต่าง ๆจะถูกจัดเป็นแฟ้มข้อมูล โดยแฟ้มข้อมูลเหล่านี้จะถูกสร้างไว้เป็นฐานข้อมูลภายใต้การควบคุมของระบบการจัดการฐานข้อมูล (database management system)  โครงสร้างของระบบสารสนเทศที่เชื่อมโยงด้วยฐานข้อมูลจะมีระบบการจัดการฐานข้อมูลเป็นตัวจัดการ (ดังภาพที่ 5.6)

ฝ่ายบุคคล

ฝ่ายผลิต

ฝ่ายขาย

ฝ่ายบัญชี

สารสนเทศแบ่งตามกิจกรรม

การวางแผนกลยุทธ์

( Strategic Planning )

การวางแผนด้านยุทธวิธี

( Tactical Planning )

การวางแผนด้านการปฏิบัติงาน

( Operational Planning )

การประมวลผลรายการ

( Tramsacttion Processing )

ระบบการจัดการฐานข้อมูล

ฐานข้อมูล

   จากการแบ่งโครงสร้างของระบบสารสนเทศตามกิจกรรมของหน่วยงาน สามารถแบ่งสารสนเทศออกเป็น  3  ประเภทคือ

ภาพที่ 5.6 โครงสร้างของระบบสารสนเทศที่เชื่อมโยงด้วยฐานข้อมูล

ประเภทที่ 1. สารสนเทศที่ได้จากการประมวลผลรายการ

   รายการ (Transaction) หมายถึงการดำเนินการในกิจกรรมหนึ่งๆ ซึ่งเป็นงานประจำ เป็นงานที่ทำบ่อย ๆ ภายในองค์กร โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อ

   1.1 กำหนดรายการที่จะต้องนำเข้า(Input transaction) เพื่อนำข้อมูลป้อนเข้าเครื่อง เช่น การจัดซื้อหรือขายสินค้า  การส่งรายการผลิตสินค้า   คะแนนของนักศึกษา  การสั่งจองตั๋วเครื่องบิน เป็นต้น

   1.2 การแสดงผลรายงาน (Output  transaction)เป็นผลที่ได้จากากรประมวลผลซึ่งส่วนใหญ่ผลลัพธ์จะแสดงออกในรูปของรายงาน เช่นใบส่งของ  ใบสั่งสินค้า  ใบเสร็จรับเงิน ใบเกรดนักศึกษา  ตั๋วเครื่องบิน เป็นต้น

   1.3 การติดต่อสื่อสารระหว่างรายการหนึ่งกับรายการอื่น ๆ ที่ต้องการผลของรายงานเป็นสารสนเทศที่จะนำไปใช้ต่อไป

   รูปแบบของรายงานของระบบสารสนเทศ อาจเป็นแบบต่าง ๆ ดังนี้

   1. รายงานที่แสดงออกทางหน้าจอคอมพิวเตอร์

   2. รายงานที่ได้กำหนดรูปแบบไว้แล้วล่วงหน้า

   3. การถาม – ตอบ  ที่ได้กำหนดไว้ล่วงหน้า

   4. การถาม – ตอบ โดยไม่ได้กำหนดไว้ล่วงหน้าเป็นการถามตอบตามความต้องการเฉพาะเรื่อง

ประเภทที่ 1. สารสนเทศที่ได้จากการประมวลผลรายการ

ประเภทที่ 2 สารสนเทศเพื่อการดำเนินการ

   เป็นสารสนเทศซึ่งส่วนใหญ่จะแสดงออกในรูปแบบของรายงานแบบต่าง ๆ เป็นรายสัปดาห์ รายเดือนหรือรายปี  เช่น

   2.1  รายงานที่แสดงรายละเอียดของงาน (Detail  report)  ซึ่งเป็นประโยชน์กับผู้บริหารระดับต้นในการควบคุมการปฏิบัติงาน

   2.2 รายงานสรุป (Summary  report) ซึ่งเป็นประโยชน์กับผู้บริหารระดับสูงในการวางแผนระยะยาว

   2.3 รายงานยกเว้น (Exception  report)  เช่น  รายงานที่เกี่ยวกับงานที่ไม่เป็นไปตามปกติ  เช่น การประท้วงการขึ้นค่าแรง  ปัญหาเฉพาะหน้า  ภาวการณ์ขาดทุนเป็นต้น

ประเภทที่ 3 สารสนเทศเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ

   เป็นสารสนเทศที่มักจะไม่แสดงออกในรูปของรายงานแต่จะเป็นสารสนเทศที่ใช้ในการสนับสนุนการตัดสินใจ ซึ่งผู้บริหารแต่ละระดับจะมีลักษณะและวิธีการตัดสินใจโดยเฉพาะขึ้นอยู่กับสารสนเทศที่จะนำไปใช้ในการสนับสนุนการตัดสินใจ

การไหลเวียนของสารสนเทศ (Information  Flow)

   ในระดับต่าง ๆ ขององค์กรจะทำหน้าที่แตกต่างกัน  และในระดับเดียวกันก็จะประกอบด้วยงานย่อยต่าง ๆ ซึ่งประกอบด้วยสารสนเทศย่อย ๆ ที่สอดคล้องกับลักษณะงานข้อมูลต่าง ๆ ในองค์กรจะถูกรวบรวมสร้างเป็นฐานข้อมูลเพื่อให้ทั้งองค์กรสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้และมีการไหลเวียนของสารสนเทศในทุกระดับขององค์กรโดยสารสนเทศจะถูกรวบรวม ถ่ายโอนไปยังระบบงานต่าง ๆ เพื่อให้การดำเนินงานบรรลุเป้าหมายและเกิดประโยชน์สูงสุดแก่องค์กร  

(ดังภาพที่  5.7)

ภาพที่ 5.7 การไหลเวียนของสารสนเทศ

กำลังโหลด...

โครงสร้างข้อมูล

      ข้อมูล คือ ข้อเท็จจริงที่มีอยู่ในชีวิตประจำวันเกี่ยวกับบุคคล สิ่งของ หรือ เหตุการณ์ที่สนใจศึกษา ข้อมูลอาจเป็นตัวเลข (numeric)  หรืออาจเป็นตัวอักษรหรือข้อความ (alphabetic)  และข้อความที่เป็นตัวเลขผสมข้อความ (alphanumeric)นอกจาก นี้ข้อมูลอาจเป็นภาพ (image) และ(sound) ก็ได้ การที่จะได้ระบบสารสนเทศที่ดีนั้นเกิดจากการเตรียมข้อมูลที่ดี การจัดเก็บข้อมูลจะเก็บอยู่ในรูปของแฟ้มข้อมูล

ส่วนประกอบของแฟ้มข้อมูล

   การจัดเก็บข้อมูลในสื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่เก็บในรูปของแฟ้มข้อมูล จะมีการกำหนดโครงสร้างข้อมูลที่จัดเก็บในแฟ้มข้อมูลซึ่งประกอบด้วยส่วนประกอบที่สำคัญ  ดังนี้

1. ตัวอักขระ  (Character)

   ตัวอักขระหมายถึงสัญลักษณ์ต่าง ๆ ที่ใช้ในภาษามนุษย์แบ่งออกเป็น  3  ประเภท คือ

    ตัวเลข (Numeric) คือ เลขฐาน 10 ซึ่งประกอบด้วยตัวเลข 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9

    ตัวอักษร (Alphabetic) คือ ตัวอักษร  A ถึง Z

   

2. ฟิลด์  (Field)

3. เรคคอร์ด  (Record)

   ฟิลด์ คือ อักขระที่มารวมกันแล้วก่อให้เกิดความหมายอย่างใดอย่างหนึ่ง เช่น ชื่อ – สกุล  อายุ  เงินเดือน  ที่อยู่  เบอร์โทรศัพท์  เป็นต้น

   เรคคอร์ด คือ ฟิลด์ที่เกี่ยวข้องหรือสัมพันธ์กันมารวมกัน เช่น เรคคอร์ดนักศึกษาจะประกอบ ด้วยรายละเอียดของข้อมูลนักศึกษา  ฉะนั้นข้อมูลนักศึกษา  1  คน จะเป็น  1  เรคคอร์ด

ส่วนประกอบของแฟ้มข้อมูล

 สัญลักษณ์พิเศษ (Special  symbol) เช่น เครื่องหมายคณิตศาสตร์  และสัญลักษณ์ต่างๆเช่น +, -, *, /, ?, #, &  เป็นต้น

4. แฟ้มข้อมูล  (File)

   แฟ้มข้อมูล คือ เรคคอร์ดหลาย ๆ เรคคอร์ดที่เกี่ยวข้องกันมารวมกัน ปัจจุบันแฟ้มข้อมูลมี หลายประเภท แฟ้มข้อมูลที่จะนำมาใช้ประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์อาจมีแฟ้มข้อมูลเดียวหรือหลายแฟ้มข้อมูล แฟ้มข้อมูลแบ่งออกเป็นหลายประเภท ดังนี้

4.1 แบ่งประเภทตามลักษณะของข้อมูล  ได้แก่

       แฟ้มข้อมูลโปรแกรม (Program  file) เป็นแฟ้มข้อ มูลที่เก็บโปรแกรมคำสั่งที่เขียนขึ้นด้วยภาษาคอมพิวเตอร์ 

ส่วนประกอบของแฟ้มข้อมูล

   แฟ้มข้อมูลข้อความ (Text  file) เป็นแฟ้มข้อมูลที่เก็บข้อมูลเป็นข้อความเช่น แฟ้มเอกสารต่าง ๆ ที่มีสกุล  .txt, .csv  เป็นต้น

    แฟ้มข้อมูลเสียง (Sound  file)  เป็นแฟ้มข้อมูลเสียงที่มีสกุล  .mid (midi) หรือสกุล .wav (wave)  เป็นต้น

   แฟ้มข้อมูลวีดิโอ(Video file)เป็นแฟ้มข้อมูลที่มีสกุล .ave, .mov, .mpg

    แฟ้มข้อมูลภาพกราฟิก(Graphic file) เป็นแฟ้มข้อมูลที่เป็นรูปภาพที่มีสกุล .bmp, .jpg, .gif, tif, .png  เป็นต้น

ส่วนประกอบของแฟ้มข้อมูล

ส่วนประกอบของแฟ้มข้อมูล

4.2  แบ่งตามลักษณะการใช้งานได้แก่

    แฟ้มข้อมูลหลัก (Master  file)  หรือแฟ้มข้อมูลถาวรคือ  แฟ้มข้อมูลที่เก็บข้อมูลสำคัญซึ่งต้องการเก็บไว้อย่างถาวร การปรับปรุงจะใช้ข้อมูลจากแฟ้มรายการ  ในงานหนึ่ง ๆอาจมีแฟ้มข้อมูลหลักมากกว่า  1  แฟ้มก็ได้  ตัวอย่างแฟ้มข้อมูลหลัก เช่น แฟ้มข้อมูลลูกค้า แฟ้มข้อมูลรายการสินค้า เป็นต้น

    แฟ้มรายการ  (Transaction  file)  หรือแฟ้มข้อมูลชั่วคราว คือ  แฟ้มข้อมูลที่รวบรวมการเปลี่ยนแปลงบางอย่างของแฟ้มข้อมูลหลักเก็บเป็นรายการย่อย ๆ ที่เกิดขึ้นในช่วงเวลาหนึ่ง ก่อนที่จะนำไปทำการปรับปรุงกับแฟ้มข้อมูลหลัก  เช่น  แฟ้มข้อมูลการชำระหนี้ของลูกค้า  รายการขายสินค้าประจำวัน  รายการเงินฝาก – ถอน  การสำรองเที่ยวบิน  เป็นต้น

ส่วนประกอบของแฟ้มข้อมูล

ตัวอย่างการปรับปรุงแก้ไขข้อมูลในแฟ้มข้อมูลหลัก (ดังภาพที่ 5.8)

ภาพที่ 5.8 การปรับปรุงแก้ไขข้อมูลในแฟ้มข้อมูลหลัก

   ในการปรับปรุงแก้ไขแฟ้มข้อมูลหลัก โดยทั่วไปจะใช้แฟ้มข้อมูล 2 แฟ้ม โดยแฟ้มแรกใช้เก็บข้อมูลหลักที่กำลังทำการปรับปรุงแก้ไข แฟ้มที่สองจะเก็บข้อมูลเฉพาะรายการเปลี่ยนแปลง

        แฟ้มข้อมูลสำรอง (Backup  file)  หมายถึง  แฟ้มข้อมูลที่ได้จากการทำสำเนาแฟ้มข้อมูลสำคัญเอาไว้ใช้ในกรณีที่แฟ้มข้อมูลสำคัญมีปัญหาอาจใช้แฟ้มข้อมูลสำรองแทน

   

ส่วนประกอบของแฟ้มข้อมูล

ฐานข้อมูล  (Database)

   ความหมายของฐานข้อมูลเดิมคือการรวมแฟ้มข้อมูลหลาย ๆ แฟ้มที่เกี่ยวข้องสัมพันธ์กันซึ่งแต่ละแฟ้มข้อมูลจะประกอบด้วยหลายเรคคอร์ด แต่ในปัจจุบันฐานข้อมูลสมัยใหม่จะเก็บข้อมูลในรูปของความจริง (facts)  ความหมายของฐานข้อมูลสมัยใหม่จึงเป็นการจัดเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องกันอย่างมีระบบนอกจากจะเก็บตัวข้อมูลแล้วยังเก็บความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลด้วย

      ดังนั้น ฐานข้อมูลจึงเป็นสิ่งที่จำเป็นต่อการสร้างระบบ   สารสนเทศ เนื่องจาก

ฐานข้อมูล  (Database)

1. ปัจจัยที่ก่อให้เกิดระบบฐานข้อมูล

แต่ละฝ่ายจะมีแฟ้มข้อมูลของตนเองทำให้เกิดการซ้ำซ้อนของข้อมูล

 เมื่อมีการปรับปรุงแฟ้มข้อมูลจะต้องปรับปรุงหลายแฟ้มข้อมูล

 โอกาสการเกิดข้อมูลไม่ถูกต้องตรงกันได้ง่าย

2. ประโยชน์ของการทำฐานข้อมูล

 ช่วยลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล

 เป็นศูนย์กลางของข้อมูลเพื่อใช้ข้อมูลร่วมกัน

 ข้อมูลถูกต้องตรงกัน ข้อมูลเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน เพราะมาจากฐานข้อมูลเดียวกัน

ฐานข้อมูล  (Database)

 ข้อมูลมีความเป็นอิสระในการจัดเก็บและมีความคล่องตัวในการเรียกใช้งาน

 การปรับปรุงแก้ไขข้อมูลทำได้ง่าย  รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

 มีระบบความปลอดภัยของข้อมูลเพราะการนำข้อมูลมาเก็บรวมไว้ในที่เดียวกันสามารถกำหนดสิทธิ์ในการใช้ข้อมูลได้สะดวกขึ้น

ระบบการจัดการฐานข้อมูล

(DBMS:Database Management System)  

   ระบบการจัดการฐานข้อมูล (DBMS) คือซอฟต์แวร์ที่ถูกสร้างขึ้นโดยมีวัตถุประสงค์เพื่ออำนวยความสะดวกต่อผู้ใช้ฐานข้อมูล ในการสร้าง ปรับปรุงและเรียกใช้ข้อมูลในฐานข้อมูลโดยผู้ใช้จะไม่เข้าไปใช้ข้อมูลในฐานข้อมูลโดยตรงแต่จะใช้ผ่านซอฟต์แวร์ที่เป็นตัวจัดการ  เรียกว่า ระบบจัดการฐานข้อมูล  ตัวอย่างซอฟต์แวร์ที่ใช้  ได้แก่  Microsoft  Access,  Ingres, Paradox, Informix, Oracle  เป็นต้น

   ตัวอย่าง ในองค์กรหนึ่งอาจมีแฟ้มข้อมูลหลายแฟ้ม เช่น แฟ้มข้อมูลพนักงานของแผนกบุคคล  แฟ้มข้อมูลเงินเดือนของแผนกจ่ายเงินเดือนและแฟ้มข้อมูลสวัสดิการของแผนกจ่ายเงินเดือนและแฟ้มข้อมูลสวัสดิการของแผนกสวัสดิการ ถ้าผู้บริหารต้องการเรียกดูข้อมูลของพนักงานจะต้องใช้ทั้ง 3 แฟ้ม ทำให้ไม่สะดวกจึงมีการนำแฟ้มข้อมูลที่เกี่ยวข้องกันทั้งหมดมาสร้างเป็นฐานข้อมูลเดียวกันและมีโปรแกรมการจัดการฐานข้อมูล  ช่วยอำนวยความสะดวกให้แก่ผู้ใช้ในการเรียกใช้ข้อมูลในฐานข้อมูล (ดังภาพที่   5.9)

ระบบการจัดการฐานข้อมูล

(DBMS:Database Management System)  

ภาพที่ 5.9 การใช้ฐานข้อมูลรวมเพื่อบริการโปรแกรมประยุกต์ต่างๆ

โดยระบบการจัดการฐานข้อมูล

   ในปัจจุบันมีระบบการจัดการฐานข้อมูลแบบใหม่ เรียกว่า ระบบการจัดการฐานข้อมูลแบบอ๊อบเจ็ค (OODBMS; Oriented DBMS) ซึ่งเป็นระบบจัดการฐานข้อมูลที่สามารถเก็บข้อมูลที่เป็นมัลติมีเดีย  เช่น  ภาพเคลื่อนไหวและเสียงได้ ซึ่งระบบการจัดการฐานข้อมูลทั่วไปไม่สามารถเก็บข้อมูลภาพวาดได้

ดังนั้นระบบการจัดการฐานข้อมูลจึงมีความสำคัญ ดังต่อไปนี้

1. หน้าที่ของระบบการจัดการฐานข้อมูล

 จัดการโครงสร้างที่ใช้ในการเก็บข้อมูล

 ค้นหาข้อมูลตามเงื่อนไขที่ต้องการ

 จัดทำรายงานตามต้องการ

หน้าที่ของระบบการจัดการฐานข้อมูล

 เพิ่ม ลบ แก้ไข ปรับปรุง ข้อมูลในฐานข้อมูล

 ควบคุมดูแลการสร้างและการเรียกใช้ฐานข้อมูล

2. ประโยชน์ของระบบการจัดการฐานข้อมูล

 ช่วยในการพัฒนาโปรแกรมประยุกต์ด้านการใช้งาน

 สามารถใช้ข้อมูลกับงานหลายงานได้ในขณะเดียวกัน

 การค้นหาข้อมูลจากฐานข้อมูลได้ง่าย

ประโยชน์ของระบบการจัดการฐานข้อมูล

 ควบคุมข้อมูลให้ถูกต้อง (Accuracy)และสอดคล้องกัน (Consistency)

 สามารถลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล

 การปรับปรุงข้อมูลให้กลับสู่สภาวะปกติทำได้รวดเร็ว

    และเป็นมาตรฐาน

   ฐานข้อมูลนับว่ามีประโยชน์ต่อการบริหารจัดการในองค์กร นอกจากนี้องค์กรจะต้องมีการกำหนดผู้รับผิดชอบฐานข้อมูลและกำหนดสิทธิ์กับผู้ใช้ในแต่ละระดับซึ่งเป็นระบบความปลอดภัยของข้อมูลเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงาน

   ปัจจุบันมีการทำคลังข้อมูล  (data  warehouse)  ซึ่งหมายถึงฐานข้อมูลที่จัดเก็บข้อมูลปัจจุบันและข้อมูลเก่าที่ฝ่ายบริหารยังต้องการใช้    โดยมีเทคนิคในการค้นหาข้อมูลที่เรียกว่า  การทำเหมืองข้อมูล(data  mining)  ซึ่งเป็นการสืบค้นความรู้ที่เป็นประโยชน์และน่าสนใจบนฐานข้อมูลขนาดใหญ่โดยถือว่าข้อมูลที่มีอยู่ในฐานข้อมูลนั้นเปรียบเสมือนกับเหมืองขนาดใหญ่ที่สามารถสืบค้นความรู้ที่ต้องการได้การทำเหมืองข้อมูลจะช่วยให้องค์การรู้ความต้องการของลูกค้า  ข้อมูลเหล่านี้จะนำไปใช้ในการวางแผนระยะยาวได้ด้วย